Datenschutzerklärung für Bewerber nach Art. 13, 14 DS-GVO

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1. Wofür gilt die Datenschutzerklärung?

Die nachfolgenden Datenschutzinformationen richten sich ausschließlich an Sie als Bewerber und sind grundsätzlich auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen unseres Bewerbungsverfahrens beschränkt. Als Beschäftigte erhalten Sie bei Annahme Ihrer Anstellung gesonderte Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Beschäftigungsverhältnis nach Art. 13, Art. 14 DS-GVO. 

Zur Gewährleistung des Datenschutzes und der Datensicherheit treffen wir auch im Bewerbungsverfahren die notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen. Daher steht Ihnen grundsätzlich die Möglichkeit der verschlüsselten E-Mail-Kommunikation mittels PGP / MIME zur Verfügung.

2. Wer ist für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?

Verantwortlich nach der DS-GVO ist die:

Digital Forensics GmbH

Dr. Frank Stummer
Katharinenstr.21
04109 Leipzig
Deutschland

+49 (0)151 676 402 33
info [at] digitalforensics.de
www.digitalforensics.de

Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten richten Sie bitte an datenschutz@digitalforensics.de.

3. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

a) zum Zwecke der Einstellung 

Grundsätzlich verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um unser Bewerbungsverfahren durchführen zu können mit dem Ziel Ihrer Einstellung in unserem Unternehmen. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt diesbezüglich nach Art. 88 DS-GVO i.V.m. § 26 BDSG.

b) zum Zwecke der Abwehr von Rechtsansprüchen 

Weiterhin können wir Ihre personenbezogenen Daten zur Verteidigung von Rechtsansprüchen aus dem Bewerbungsverfahren verarbeiten, soweit dies erforderlich ist und unseren berechtigten Interessen entspricht. Unser berechtigtes Interesse besteht dann in der Möglichkeit der Beweisführung in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 f) DS-GVO.

4. Welche Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten wir von Ihnen und aus welchen Quellen stammen Ihre Daten?

Wir verarbeiten von Ihnen folgende Kategorien personenbezogener Daten, um unser Auswahlverfahren durchführen zu können:

• Personenstammdaten (z.B. Anrede, Vorname, Nachname, Anschrift, Geburtsdatum, Geburtsort),

• Kontaktdaten (z.B. Telefonnummern, E-Mail-Adressen),

• Bildaufnahmen (z.B. Bewerbungsfotos),

• Ausbildung (z.B. Schulbildung, Ausbildung, Weiterbildung),

• Leistungsnachweise und Informationen über frühere Beschäftigungen (z.B. Zeugnisse, Arbeitszeugnisse, Leistungsbeurteilungen, Zertifikate),

• Persönliche Daten (z.B. Lebenslauf, Arbeitserlaubnis, Immatrikulation),

• Vorläufige Vertragsdaten (z.B. beabsichtigtes Ein- und Austrittsdatum, Arbeitszeiten, Höhe der Entlohnung, Urlaubsansprüche)  .

Ihre personenbezogenen Daten entnehmen wir grundsätzlich Ihren Bewerbungsunterlagen (z.B. Anschreiben, Lebenslauf, Anlagen). Im Übrigen können wir auch von Ihnen personenbezogene Daten verarbeiten, die Sie beispielsweise bei beruflichen Social Media Netzwerken öffentlich zugänglich gemacht haben. 

In welchem konkreten Umfang wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten (z.B. erheben oder speichern), ist abhängig davon, welche Angaben Sie uns zu Ihrer Person beispielsweise durch Ihre Bewerbungsunterlagen preisgeben. Im Einzelfall können wir daher auch besondere Kategorien von personenbezogenen Daten, wie z.B. Gesundheitsdaten oder religiöse Daten, verarbeiten, Art. 9 DS-GVO.

5. Welche Kategorien von Empfängern Ihrer personenbezogenen Daten gibt es?

Unter Umständen kann es erforderlich sein, dass wir Ihre personenbezogenen Daten an mit uns verbundene Unternehmen und freiberufliche dienstleistende Unternehmen (z.B. Steuerberater/innen) zur Vertragsgestaltung oder Überprüfung übermitteln. Weiterhin kann eine Übermittlung z.B. an Gerichte oder Behörden in Betracht kommen, sofern Sie Rechtsansprüche aus dem Bewerbungsverfahren gegen uns geltend machen.

6. Wo werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert?

a) Bewerbungen per E-Mail

Bewerbungen per E-Mail werden auf dem Mailserver von Google gespeichert. Durch die Sammeladresse jobs@digitalforensice.de erhalten zunächst nur die für das Personal Verantwortlichen Einblick in Ihre Bewerbungsunterlagen. Des Weiteren findet eine lokale Speicherung der E-Mails durch das Programm „Thunderbird“ statt. Ihre Bewerbung wird lokal auf den Notebooks der zuvor benannten Personengruppe gespeichert. Die Notebooks sind durch jeweilige Passwörter gesichert. Darüber hinaus werden Ihre Bewerbungen ausgedruckt und in einem Ordner aufbewahrt. Dieser Ordner befindet sich in einem Schrank, der durch einen Code gesichert ist und sich in unseren Räumlichkeiten befindet. Zugang zu diesem Schrank haben neben der Geschäftsführung noch die für das Personal Verantwortlichen. Die Bewerbungen werden nach Sichtung an die Geschäftsführung weiter geleitet oder als ausgedruckte Version zur Besprechung vorgelegt.

b) Bewerbungen per Post

Bewerbungen auf dem Postweg werden ausschließlich in dem dafür vorgesehenen Ordner abgelegt. Dieser Ordner befindet sich in einem Schrank. Der Schrank steht in unseren Räumlichkeiten und ist durch einen Code gesichert. Zugang zu diesem Schrank haben neben der Geschäftsführung noch die für das Personal Verantwortlichen.

7. Wie lange speichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur solange, wie dies für die Entscheidung zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen erforderlich ist. Sofern kein Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns zustande kommt, löschen wir Ihre personenbezogenen Daten nach sechs Monaten ab Zugang unseres Ablehnungsschreibens. Für eine Speicherung über diesen Zeitpunkt hinaus muss unsererseits ein berechtigtes Interesse (z.B. im Falle eines Rechtsstreits) oder Ihre Einwilligung (z.B. für die Berücksichtigung Ihrer Bewerbung bei künftigen Stellenausschreibungen) nach Art. 6 Abs. 1 a) DS-GVO vorliegen. In diesem Fall speichern wir Ihre personenbezogenen Daten in der Regel ein Jahr.

Sofern wir Sie einstellen, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten während der gesamten Dauer des Beschäftigungsverhältnisses entsprechend unseren Informationen zum Datenschutz für Beschäftigte.

8. Welche Datenschutzrechte haben Sie im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten?

Als Bewerber haben Sie grundsätzlich nachfolgende Datenschutzrechte, die je nach Einzelfall unter Umständen Einschränkungen unterliegen können. Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie uns jederzeit unter datenschutz@digitalforensics.de kontaktieren.

a) Recht auf Auskunft 

Sie haben das Recht, von uns insbesondere zu erfahren, welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen verarbeiten, zu welchen Zwecken sowie welchen Empfängern wir Ihre personenbezogenen Daten offenlegen und wie lange wir Ihre Daten speichern. Bei Auskunft können Sie von uns eine Kopie dieser Daten verlangen. Rechtsgrundlage für Ihr Recht auf Auskunft ist Art. 15 DS-GVO.

b) Recht auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung  

Sie haben das Recht, von uns die Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern Ihre gespeicherten Daten falsch oder nicht mehr aktuell sind, Art. 16 DS-GVO. Weiterhin können Sie u.U. die Löschung oder Einschränkung (z. B. wenn sie der Ansicht sind, dass Ihre gespeicherten Daten bei uns nicht richtig sind) Ihrer personenbezogenen Daten von uns verlangen, Art. 17, 18 DS-GVO.

c) Recht auf Datenübertragbarkeit 

Sie haben das Recht, Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, Art. 20 DS-GVO.

d) Widerspruchsrecht 

Soweit wir von Ihnen personenbezogene Daten aufgrund von Art. 6 Abs. 1 f) DS-GVO (berechtigtes Interesse) verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung dieser Daten einzulegen, Art. 21 DS-GVO. Grundsätzlich verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr. Eine Ausnahme besteht, wenn wir zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen können, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient. Ihren Widerspruch können Sie schriftlich oder per E-Mail an datenschutz@digitalforensics.de richten.

e) Widerrufsrecht 

Sofern Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, Art. 7 Abs. 3 DS-GVO. Ihr Widerruf wirkt jedoch erst für die Zukunft, sodass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die vor dem Widerruf erfolgt ist, hiervon nicht betroffen ist. Ihren Widerruf können sie formlos schriftlich oder per E-Mail an datenschutz@digitalforensics.de richten. 

f) Beschwerderecht 

Sofern Sie der Auffassung sind, dass wir Ihre personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig verarbeiten, haben Sie das Recht auf Beschwerde bei der Datenschutzaufsichtsbehörde, Art. 77 DS-GVO. Ihr Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs. Kontaktdaten der Sächsischen Aufsichtsbehörde (Postanschrift):

Sächsischer Datenschutzbeauftragter
Postfach 11 01 32
01330 Dresden

9. Müssen Sie uns Ihre personenbezogenen Daten bereitstellen?

Nein, denn es ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, dass Sie uns Ihre personenbezogenen Daten im Bewerbungsverfahren preisgeben müssen. Allerdings können wir ohne Ihre Angaben zu Ihrer Person oder Qualifikation keine entsprechende Auswahl für die Entscheidung über ein Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen treffen. Demzufolge können wir Sie auch nicht einstellen, sofern Sie uns keine personenbezogenen Daten bereitstellen.

10. Beruht unsere Entscheidung über Ihre Einstellung aufgrund einer automatisierten Entscheidung einschließlich Profiling?

Nein, wir nutzen im Rahmen unseres Bewerbungsverfahrens keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling.

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